Dataskyddspolicy enligt GDPR för Föreningen Nova Cantica
Föreningen Nova Cantica hanterar information om dig som medlem, körsångare och vårdnadshavare. Du har rätt att få tillgång till de personuppgifter vi hanterar om dig och att få felaktiga personuppgifter rättade. Om uppgifterna inte längre är nödvändiga har du rätt att få dem raderade. Kontakta styrelsen om du har frågor kring personuppgiftsbehandlingen. Om du inte är nöjd med hanteringen kan du lämna in klagomål till Datainspektionen.
Vem ansvarar för personuppgiftsbehandlingen? Personuppgiftsansvarig för Föreningen Nova Cantica är föreningens styrelse. Kontaktuppgifter till styrelsen finns på föreningens webbplats: novacantica.weebly.com.
Varför behandlar vi personuppgifter? Personuppgifterna används för löpande information till körsångare och vårdnadshavare, information kring och marknadsföring av körens verksamhet, praktiska uppgifter som beställningar av gemensamma måltider och resor, och för fakturering av avgifter.
Vilka personuppgifter behandlar vi? Och på vilka grunder? För att få behandla personuppgifter måste vi ha ett stöd i dataskyddsförordningen, så kallad rättslig grund. Rättsliga grunder är avtal, samtycke och intresseavvägning. Föreningen Nova Cantica behandlar personuppgifter utifrån den rättsliga grunden avtal.
Föreningen behandlar personuppgifter i form av namn, adress, e-postadress och telefonnummer till såväl körsångare som vårdnadshavare. I vissa fall behandlas personnummer, till exempel för bokning av flygresor, och då kontrolleras att biträdesavtal med mottagaren finns enligt förordningen. Vid behov kompletteras med uppgifter om till exempel allergier och särskilda kostönskemål.
Personuppgifter behandlas också i form av ljud- och bildupptagningar samt foton från körens verksamhet. Publicering av ljud, film och foto sker i olika såväl digitala som tryckta kanaler. Syftet är att bidra till körens verksamhet på ett positivt sätt, vilket innebär ett respektfullt förhållningssätt gentemot såväl enskilda körsångare som kören som helhet.
Hur sparas personuppgifterna? Personuppgifterna sparas på lokalt datorminne och som kontaktuppgifter i outlook för e-post.
Hur länge sparas personuppgifterna? Personuppgifter som används för löpande information och praktiska uppgifter sparas så länge eleven deltar i kören. Vid inledningen av varje verksamhetsår går styrelsen igenom de personuppgifter som föreningen hanterar. Uppgifter som inte längre behövs rensas då.
Ljud- och bildupptagningar och foton sparas och används i därför avsett syfte under längre tid.
När elev slutar i kören sparas fakturaunderlag enligt bokföringslagen.
Halmstad 2019-04-01
Styrelsen Föreningen Nova Cantica
Föreningen Nova Cantica använder sig angående GDPR av Datainspektionens vägledning för föreningar och medlemsorganisationer. Vägledningen tydliggör grundläggande principer som föreningen ska följa: ändamålsbegränsning, uppgiftsminimering, korrekthet och lagringsminimering.